Handleiding CrewScheduler

Alles wat planners en admins nodig hebben om effectief te werken met CrewScheduler.

👥 Rollen & rechten

Elke gebruiker heeft één van drie rollen. De rol bepaalt wat je kunt zien en doen.

* Instelbaar per organisatie via Beheer → Instellingen → Planner-rechten.

📅 Het rooster

Structuur

Het rooster is een grid van rijen en kolommen:

• Rijen — medewerkers, gegroepeerd per type (bijv. TD, Planning, Extern). Daaronder staan objecten zoals voertuigen of machines.
• Kolommen — één kolom per dag.
• Cellen — de kruising van een medewerker en een datum. Een cel toont wat die persoon op die dag werkt.

Navigeren

Gebruik de knoppen bovenin het rooster om te navigeren:

• « maand / maand » — spring een maand terug of vooruit
• ‹ week / week › — spring een week terug of vooruit
• vandaag — ga direct naar de huidige week

Kleurlagen in een cel

Een cel kan meerdere dingen tegelijk bevatten. De volgorde van prioriteit:

1. Afwijking (bovenaan) — ziek, vakantie, training, etc. Overschrijft het basisrooster visueel, maar verwijdert het niet.
2. Basisrooster — de vaste dienst uit het cyclusrooster van de medewerker.

✏️ Afwijkingen invoeren

Planner Admin

Een afwijking registreert dat een medewerker op een dag iets anders doet dan het basisrooster — vakantie, ziekte, training, dienstwissel, etc.

Enkel of meerdaags

1. Klik op een cel van de gewenste medewerker en datum. De modal opent direct.
2. Kies het afwijkingstype uit de lijst (of gebruik de sneltoets, bijv. V voor Vakantie).
3. Wil je een datum­bereik? Pas dan t/m datum aan in de modal.
4. Optioneel: stel een nieuwe dienst in als de medewerker die dag wél werkt maar in een andere dienst.
5. Klik Opslaan. Rechtsonder verschijnt een toast met een Ongedaan maken knop (10 seconden).

Afwijking verwijderen

Open de cel (klik erop), scroll naar beneden en klik Verwijderen. De afwijking is direct weg — ook hier werkt de undo-toast 10 seconden.

Collectieve afwijking

Een collectieve afwijking geldt voor een hele groep medewerkers op dezelfde dag — bijvoorbeeld een feestdag of revisiedag.

1. Klik op de dag­header (de datum bovenaan een kolom).
2. Selecteer welke medewerkers­groepen de afwijking krijgen.
3. Kies het type en sla op.

Collectieve afwijkingen zijn zichtbaar als een gestreepte achtergrond over de cellen van de betrokken medewerkers. Via een individuele cel kun je de hele collectieve reeks in één keer aanpassen of verwijderen.

Herhalende afwijking

Gebruik herhalende afwijkingen voor structureel terugkerende situaties — bijv. een medewerker die elke week op maandag een andere dienst heeft.

1. Klik op een cel van de medewerker.
2. Kies onderaan de modal voor Herhalende afwijking toevoegen.
3. Stel het ritme in (bijv. elke 7 dagen) en de start- en einddatum.

Herhalende afwijkingen zijn herkenbaar aan een paars driehoekje rechts-onder in de cel. Hover over de cel voor details.

📝 Notities

Viewer (lezen) Planner Admin

Aan elke cel kan een notitie worden gekoppeld. Een cel met notitie heeft een blauw stipje in de hoek.

Notitie lezen

Hover over het blauwe stipje — de notitie verschijnt als tooltip.

Notitie toevoegen of bewerken

1. Klik op de cel.
2. De modal toont onderaan een notitieveld.
3. Typ de notitie en sla op.

Notities zijn gekoppeld aan de afwijking op die cel. Staat er geen afwijking, dan wordt een losse celnotitie opgeslagen.

📨 Verlofaanvragen

Als medewerker (Viewer) een aanvraag indienen

1. Klik bovenin het rooster op Aanvragen.
2. Kies het verloftype, de datumreeks en voeg optioneel een toelichting toe.
3. Dien in. De aanvraag is direct zichtbaar als oranje cel in het rooster.

Als Planner of Admin een aanvraag beoordelen

1. Ga naar Beheer → Verlofaanvragen. Openstaande aanvragen zijn ook zichtbaar als badge in de navigatie.
2. Bekijk de aanvraag. Klik Goedkeuren om de afwijking automatisch in het rooster te plaatsen, of Afwijzen om de aanvraag te weigeren.

⚠️ Tekorten (verplichte diensten)

Planner * Admin

De Admin kan per dienst een minimum aantal medewerkers instellen. Als op een dag dat minimum niet gehaald wordt, verschijnt er een rode badge op de dag­header.

Tekort bekijken

Klik op de rode badge. De modal toont per dienst hoeveel medewerkers er zijn en hoeveel er nodig zijn.

Tekort accepteren

Als er een bijzondere reden is waarom het tekort acceptabel is (bijv. bedrijfsfeest, nationale feestdag), klik dan Accepteren en voer een korte reden in. Het badge kleurt groen met een vinkje als teken dat het tekort bewust is geaccepteerd.

🔄 Basisroosters

Planner * Admin

Het basisrooster (ook wel "schema" of "cyclusrooster") bepaalt welke dienst een medewerker op een gegeven dag standaard heeft. Afwijkingen overschrijven het basisrooster tijdelijk, maar het basisrooster zelf blijft intact.

Een rooster aanmaken

1. Ga naar Beheer → Roosters en selecteer de medewerker.
2. Klik Nieuw rooster. Stel de start- en einddatum in.
3. Voeg een blok toe: een herhalend patroon (bijv. 14 of 28 dagen) met per dag de dienst.
4. Activeer het rooster als het klopt. Een actief rooster is zichtbaar op het grid.

Templates

Sla een veelgebruikt patroon op als template via Beheer → Templates. Bij een volgend rooster kun je de template in één klik toepassen.

Voorbeelden

Concrete inrichtingsstappen voor drie veelvoorkomende roosterpatronen:

• Vijf-ploegen rooster (10-daagse cyclus)
• Dagdienst ma–vr met consignatie-weekenden
• Drie-ploegen rooster (weekrotatie)

🗂️ Conceptperiodes

Planner * Admin

Conceptperiodes laten je toekomstige planning voorbereiden zonder dat het direct zichtbaar is als definitief rooster. Handig voor revisies, projectperiodes of seizoenswijzigingen.

• Een conceptperiode is herkenbaar aan een diagonale arcering in de cellen.
• Zolang een periode concept is, zijn de afwijkingen daarin alleen voor planners zichtbaar als concept.
• Na publiceren worden de afwijkingen definitief en zichtbaar voor iedereen.
• Goedgekeurde verlofaanvragen die in een concept­periode vallen, worden automatisch aan de periode gekoppeld.

🔧 Objecten & reserveringen

Planner Admin

Objecten zijn voertuigen, machines, gereedschap of ruimtes die je naast het personeel wilt plannen. Ze verschijnen als aparte rijen onderaan het rooster.

Object reserveren

1. Klik op een cel in de objectrij (de rijen met een grijze achtergrond onderaan het rooster).
2. Voer de datumreeks en optioneel een notitie in.
3. Sla op. De reservering is direct zichtbaar in het rooster.

Terugkerende objectgebeurtenissen (bijv. jaarlijks onderhoud) kunnen worden ingesteld via Beheer → Objecten.

📊 Rapporten

Planner Admin

Via Beheer → Rapporten zijn twee overzichten beschikbaar:

• Weekrapport — een volledig overzicht van diensten, afwijkingen en objectreserveringen per ISO-week. Inclusief herhalende afwijkingen en terugkerende objectgebeurtenissen. Handig voor planningsvergaderingen.
• Maandoverzicht — een samenvatting op maandniveau.

⚙️ Beheer (Admin)

Admin

De volgende onderdelen zijn alleen beschikbaar voor de Admin-rol.

Gebruikers

Via Beheer → Gebruikers beheer je wie toegang heeft tot CrewScheduler. Je stelt de naam, rol (Admin / Planner / Viewer) en het wachtwoord in. Medewerkers die niet in het rooster hoeven te verschijnen (bijv. Viewer-accounts die alleen meekijken) kun je verbergen via Toon in rooster.

Extern personeel — vink Extern personeel aan voor oproepkrachten of externe medewerkers zonder vast patroon. Voor hen kan geen basisrooster worden aangemaakt; de planner registreert hun dienst per dag via een afwijking op het rooster.

Gebruikerstypes

Gebruikerstypes groeperen medewerkers in het rooster (bijv. "Technische Dienst", "Planning", "Magazijn"). Je stelt de kleur, lettertype-stijl en volgorde in via Beheer → Gebruikerstypes.

Diensten

Diensten zijn de standaard werktijden in jouw organisatie (bijv. Dagdienst 07:00–15:30, Avonddienst 15:30–23:00). Beheer ze via Beheer → Shifts. Elke dienst heeft een naam, afkorting en kleur.

Afwijkingstypes

Afwijkingstypes zijn de categorieën die planners kunnen kiezen: Vakantie, Ziek, Training, Verlof, etc. Maak ze aan via Beheer → Afwijkingstypes. Per type stel je in:

• Naam en afkorting
• Kleur (achtergrond, tekst, rand)
• Sneltoets (één letter)
• Of medewerkers dit type zelf mogen aanvragen via een verlofaanvraag

Verplichte diensten

Stel per dienst en weekdag een minimum in via Beheer → Verplichte diensten. CrewScheduler berekent automatisch op welke datums het minimum niet gehaald wordt en toont die als rode badges op het rooster.

Instellingen

Via Beheer → Instellingen pas je aan:

• Huisstijl — primaire kleur en logo
• Planner-rechten — welke acties planners mogen uitvoeren
• Modules — verlofaanvragen, conceptperiodes en herhalende afwijkingen aan/uitzetten

Auditlog

Elke wijziging in CrewScheduler wordt vastgelegd. Bekijk wie wat heeft gedaan via Beheer → Auditlog. Je kunt filteren op datum en medewerker.