CrewScheduler inrichten

Begin met de naam en uitstraling van je omgeving. Dit zien alle gebruikers zodra ze inloggen.

• Naam — de naam die bovenin het rooster verschijnt (bijv. "TD Workum" of "Magazijn Noord")
• Primaire kleur — de accentkleur van de interface, passend bij je organisatie
• Logo — optioneel een afbeelding (PNG of JPG, max 2 MB); verschijnt linksboven in het rooster

Groepen bepalen hoe medewerkers in het rooster zijn ingedeeld. Denk na over de structuur van je organisatie: welke afdelingen of ploegen wil je apart zichtbaar maken?

Voorbeelden

Stel per groep een achtergrondkleur en tekstkleur in — zo onderscheid je de groepen snel visueel op het rooster. Je kunt ook een scheidingslijn instellen om groepen van elkaar te scheiden.

Diensten zijn de vaste werktijden binnen jouw organisatie. Je hebt ze nodig voordat je basisroosters kunt opzetten.

Voorbeelden

Stel per dienst ook een kleur in — die kleur verschijnt in de cellen van het basisrooster en maakt het rooster in één oogopslag leesbaar.

Afwijkingstypes zijn de categorieën waarmee planners aangeven dat een medewerker afwijkt van het basisrooster.

Gangbare types

Nu groepen en diensten bestaan kun je medewerkers aanmaken en aan een groep koppelen.

Stel per medewerker in:

• Naam — bij voorkeur alleen een voornaam of voornaam + initiaal van achternaam
• Gebruikersnaam — waarmee de medewerker inlogt
• Rol — Viewer (medewerker), Planner of Admin
• Groep — koppel aan het juiste gebruikerstype
• Extern personeel — zie toelichting hieronder
• Toon in rooster — zet uit voor accounts die alleen meekijken maar geen rij nodig hebben

Extern personeel

Vaste medewerkers krijgen een basisrooster met vaste diensten. Externe of oproepkrachten werken anders: zij hebben geen vast patroon, maar draaien wisselende diensten die per dag worden ingepland.

Zet de vlag Extern personeel aan voor deze medewerkers. Het effect:

• Er kan geen basisrooster worden aangemaakt — dat is bewust, want dat patroon bestaat niet.
• De planner registreert welke dienst ze die dag draaien via een afwijking op het rooster. De cel-modal is daarvoor vereenvoudigd.

Het basisrooster bepaalt welke dienst een medewerker op een gegeven dag standaard heeft. Dit is het fundament van het rooster — afwijkingen komen daar later bovenop.

Per medewerker

1. Selecteer de medewerker bovenaan de pagina.
2. Klik Nieuw rooster en stel de start- en einddatum in.
3. Voeg een blok toe: kies een cyclus (bijv. 7 of 14 dagen) en wijs per dag een dienst aan.
4. Activeer het rooster. Het verschijnt direct op het grid.

Je omgeving is nu klaar voor dagelijks gebruik. De volgende onderdelen kun je later toevoegen als dat relevant is voor jouw organisatie.

Objecten (voertuigen, machines, ruimtes)

Via Beheer → Objecten voeg je reserveerbare objecten toe. Ze verschijnen als extra rijen onderaan het rooster. Planners kunnen ze per dag reserveren.

Verplichte diensten (minimumbezetting)

Via Beheer → Verplichte diensten stel je per dienst en weekdag een minimum aantal medewerkers in. CrewScheduler toont automatisch een waarschuwing als dat minimum niet gehaald wordt.

Planner-rechten

Via Beheer → Instellingen → Planner-rechten bepaal je wat planners mogen: roosters beheren, tekorten accepteren, objecten beheren, verlof afwijzen, auditlog inzien.

Verlofaanvragen inschakelen

Via Beheer → Instellingen → Modules schakel je verlofaanvragen in. Medewerkers (Viewers) kunnen dan zelf verlof aanvragen via het rooster. Planners beoordelen de aanvraag en keuren goed of af.

Conceptperiodes inschakelen

Handig als je toekomstige periodes (bijv. een revisie of seizoen) alvast wilt voorbereiden zonder dat het direct definitief is. In te schakelen via Beheer → Instellingen → Modules.